Brainstorm là một cách tuyệt vời để có thể tìm thấy nhiều ý tưởng mới chỉ trong khoảng thời gian ngắn.
Nếu làm đúng cách, quá trình brainstorm còn giúp xây dựng sự liên kết hữu ích giữa các thành viên trong nhóm. Các thành viên khi tham gia vào buổi brainstorm cũng sẽ cảm thấy rằng các ý tưởng của mình được ghi nhận. Điều này giúp đạt được sự nhất trí của cả nhóm và cách thành viên cũng tham gia brainstorm một cách nhiệt tình hơn.
Tuy nhiên, những thuận lợi trên sẽ không hiện diện nếu như quá trình brainstorm được quản lý không tốt. Trên thực thế, một buổi brainstorming tồi có thể gây ra sự nản lòng và thờ ơ cho các thành viên trong nhóm. Nói cách khác, thà không có một buổi brainstorm nào còn hơn tổ chức một buổi brainstorm quá tệ.
Brainstorm không đến độ vô cùng phức tạp, nhưng một buổi brainstorm thành công luôn tuân theo một vài nguyên tắc quan trọng. Làm theo những nguyên tắc này và bạn sẽ có một đội mạnh hơn và sản xuất hay phục vụ tốt hơn. Phớt lờ những nguyên tắc này và…những kết quả không như ý đều do bạn mà ra!
Đầu tiên, quy tắc quan trong nhất để kỹ thuật động não bắt đầu một cách suôn sẻ trước khi diễn ra buổi họp động não là việc lên kế hoạch chu đáo, do đó bạn chắc chắn bạn đang chuẩn bị buổi họp để đạt được kết quả thành công. Có những chỉ dẫn bắt buộc mà bạn cần làm theo để cho team của mình đi đúng hướng và đảm bảo được lượng sáng kiến hay.
Bằng việc tuân thủ 18 nguyên tắc của brainstorm, bạn sẽ đạt được mục đích với những sáng kiến sáng tạo và có thể thực hiện được. Team của bạn cũng sẽ có nhiều động lực hơn và làm việc đoàn kết hơn. Hơn nữa, bạn cũng sẽ bắt đầu với những phương pháp mới để thành công
Chuẩn bị sẵn sàng (Trước khi lên lịch hẹn cho buổi brainstorm)
Đây là một số nguyên tắc cần biết cho giai đoạn trước buổi brainstorm. Trước khi bạn bắt đầu một buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một mục tiêu rõ ràng và một vấn đề cần được giải quyết—các ý tưởng có được qua việc brainstorm sẽ có ích cho việc giải quyết vấn đề này. Bạn cũng cần một người điều khiển (facilitator) tuyệt vời, một team thích hợp, và một môi trường lí tưởng để có một buổi làm việc hiệu quả nhất.
1. Có một câu hỏi hay mục đích cụ thể, khả thi.
Điểm mấu chốt là, nếu như bạn không chắc chắn về lí do bạn lên kế hoạch cho một buổi brainstorm, thì tốt nhất bạn không nên tổ chức một buổi brainstorm nào cả. Đây là một nguyên tắc brainstorm quan trọng mà bạn cần phải làm theo. Mục tiêu của bạn cần phải đủ đơn giản để có thể biểu hiện trong một câu văn, và phải đủ rõ ràng để tất cả mọi người tham gia đều có thể hiểu được.
Mục tiêu cũng cần phải có khả năng thực thi. Khi bạn hoàn tất buổi brainstorm, bạn cần có một set những ý tưởng mới để cải thiện hay thay đổi điều gì đó. Đương nhiên, một câu hỏi theo dạng có/không (“Chúng ta có nên dừng việc mặc đồng phục hay không?”) không hề thích hợp chút nào cho việc brainstorm!
Mục tiêu brainstorm tồi:
Thảo luận về những vấn đề chúng ta phải đối mặt trong khi đang cố gắng cung cấp dịch vị khách hàng cao cấp cho người mua hàng. Tìm hiểu những vấn đề khách hàng đang gặp phải, và phát triển ý tưởng cho việc cải thiện các sản phẩm và dịch vụ chúng ta đang cung cấp.
Hãy tưởng tượng việc gánh vác một mục tiêu có tính chất bao quát như thế mà không hề biết rõ bạn đang đi hướng nào và không có một mục tiêu cuối cùng, thực thi nào cả! Việc brainstorm này có thể dẫn đến một list dài loạn xạ những vấn đề khác nhau liên quan đến nhiều sản phẩm, dịch vụ,dịch vụ khách hàng—mà không có một ý tưởng nào rõ ràng về việc phải xử lý những thứ hỗn độn đó như thế nào.
Một mục tiêu brainstorm tốt:
Chúng ta có thể tạo nên những thay đổi nào trong các khâu thủ tục dịch vụ khách hàng để rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng và cải thiện độ hài lòng của họ?
Đây là một mục tiêu mà các thành viên có thể tham gia brainstorm một cách hiệu quả. Nó nhắm đến một mục đích rõ ràng. Vào cuối buổi brainstorm, nhóm giải quyết vấn đề này sẽ có được một list những ý tưởng thực tế và có khả năng thực thi để tạo nên thay đổi tích cực.
2. Hãy chắc chắn rằng câu hỏi và mục tiêu của bạn thích hợp để brainstorm
Không phải câu hỏi nào cũng có thể tìm được câu trả lời qua việc brainstorm. Vâng, nó có thể khuyến khích sự sáng tạo và đồng thuận, nhưng chỉ khi ý tưởng của những người tham gia thực sự cần thiết và thực sự sẽ được thực hiện.
Nếu bạn hay team của bạn đã ra quyết định rồi hay đã tiến lên với một hướng đi sáng tạo mới rồi, thì việc brainstorm có thể là một hoạt động vô ích. Tệ hơn, nó có thể khiến các thành viên trong team cảm thấy mình đang bị lôi kéo hay điều khiển hơn là được tham gia đóng góp ý kiến.
Kiểm tra lại để chắc chắn rằng việc brainstorm sẽ có ích cho vấn đề hay câu hỏi của bạn trước khi bắt đầu tổ chức nó.
3. Thuê (hoặc trở thành) một “người điều khiển” (facilitator) đáng gờm
Trừ phi bạn được tập huấn để có thể làm cho buổi brainstorm được diễn ra dễ dàng hơn, đừng tự biến mình thành một “người điều khiển”. Việc brainstorm cần một người có thể quản lý những người với những tính cách khác nhau, diễn giải lại các ý tưởng một cách ngắn gọn, gây cảm hứng cho teamwork, giữ cho cuộc trao đổi được tiếp tục, rút ra những kết luận và có thể biến chúng thành list những công việc cần làm.
Nếu không có một “người điều khiển” như ý, buổi brainstorm có thể kết thúc với mối bất hòa giữa các thành viên trong team, và trở thành một sự lãng phí thời gian vô ích. Hãy chắc chắn rằng bạn có một người tuyệt vời để điều khiển buổi brainstorm trước khi bạn bắt đầu thực hiện nó.
4. Chọn những người tham gia thích hợp
Brainstorm chỉ hiệu quả khi những người tham gia hiểu rõ về vấn đề và có thể phát biểu một cách thông minh về những giải pháp tiềm năng cho vấn đề đó hay đưa ra các câu trả lời cho những câu hỏi. Nếu như câu trả lời hay vấn đề không thể được tiếp cận một cách hiệu quả bởi nhóm brainstorm, thì rất có thể bạn sẽ có một kết cục không mấy tốt đẹp cùng với một team đang vô cùng nản chí.
Ví dụ, nếu vấn đề phân phối sản phẩm có liên quan đến các vấn đề thống nhất là hoàn toàn ngoài sự kiểm soát của bạn, sẽ là không hợp lý khi tập hợp một nhóm để hỏi “làm thế nào chúng tôi có thể cải thiện tình hình phân phối sản phẩm.”
5. Chọn thời điểm và địa điểm thích hợp nhất
Bạn biết về team của mình cũng như hiểu rõ các thứ tự ưu tiên (organizational priorities), vậy nên bạn cũng biết lúc này có phải là thời điểm thích hợp để có thêm một sự kiện mới, thứ sẽ lấy đi khối thời gian và năng lượng mà bạn cần cho những deadline quan trọng, hay không.
Bạn cũng biết những gì cần để sắp xếp, chi trả, và di chuyển đến một địa điểm (venue) ngoài trời. Sử dụng sự hiểu biết của bạn để chọn thời điểm mà cả team đang tương đối thoải mái. Thêm nữa, nên chọn một địa điểm dễ tiếp cận và có thể mang đến sự tương tác thoải mái và tích cực hơn.
Thiết lập các phiên làm việc động não của bạn để thành công
Bạn đã quyết định rằng động não là một sự lựa chọn thích hợp. Bạn đối diện với một câu hỏi lớn hoặc mục tiêu cho các phiên làm việc động não. Bạn đã tìm được một cơ sở vật chất phù hợp, một địa điểm tuyệt vời và một nhóm những người tham gia lý tưởng. Tuyệt vời! Bây giờ là lúc chuẩn bị để đi tới thành công.
Bằng cách xác định rõ ràng một quy trình, các quy tắc cơ bản, kế hoạch và các kết quả có thể xảy ra, bạn sẽ chuẩn bị cho những người tham gia có một trải nghiệm tích cực. Tạo cho phiên động não của bạn có một không khí và định hướng phù hợp bằng cách tuân theo các quy tắc động não này.
6. Cung cấp thông tin về địa điểm, kế hoạch và lịch trình của bạn
Nó nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng hầu hết mọi người hạnh phúc nhất khi họ biết phòng tắm ở đâu, mấy giờ giải lao, bữa trưa có gì và khi nào họ có thể về nhà.
Nếu bạn không cung cấp thông tin cơ bản này, người tham gia sẽ dành phần lớn thời gian brainstorm để hỏi người bên cạnh “khi nào ăn trưa?” hoặc “Tôi có thể về lúc 4:00?” Những ứng viên của bạn cũng cần biết bao nhiêu thời gian dành để bắt chuyện làm quen, brainstorm, chia sẻ, và kế hoạch hành động trong tương lai.
7. Viết những nguyên tắc quan trọng xuống
Bạn hoặc người điều khiển của bạn nên rõ ràng về thiết lập các quy tắc, đặc biệt là trong những nhóm gồm những người có trình độ quản lý khác nhau (hoặc mối quan hệ cá nhân khác nhau).
- Bao gồm tất cả mọi người – Brainstorm nên luôn luôn bao gồm các thành viên trong nhóm — nghĩa là tất cả mọi người nên dự liệu và lập kế hoạch tham gia.
- Tạm dừng tranh luận – Brainstorm gợi ý càng rộng càng tốt, và đừng đặt câu hỏi hay phán xét cho đến khi hoàn tất quá trình sáng tạo. Hãy rõ ràng rằng ngay cả khi “kiểm tra thực tế” (“chúng ta không có ngân sách cho điều đó!”) nên tránh cho đến sau khi tất cả những ý tưởng ở trên bàn. Đảo mắt và thay đổi các biểu hiện tiêu cực trên khuôn mặt như là một sự tranh luận.
- Loại bỏ yếu tố gây nhiễu– Bạn cũng có thể muốn bổ sung những quy tắc cụ thể liên quan đến việc sử dụng máy tính xách tay và điện thoại di động, vì chúng có thể làm đứt quãng và trong một số trường hợp, có thể được sử dụng để giao tiếp âm thầm.
8. Làm rõ mục tiêu và quy trình động não của bạn
Brainstorm có thể được vận dụng theo nhiều cách khác nhau. Người điều khiển của bạn có thể đưa ra nhiều ý tưởng, hoặc từ một cá nhân khác. Cô ta có thể đề nghị những ứng viên viết xuống những ý tưởng hoặc mở rộng dựa trên những suy nghĩ của người khác và góp ý. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu được những gì sẽ xảy ra, mục tiêu là gì và bao lâu sẽ kết thúc.
9. Phá vỡ không khí im lặng bằng sự lạc quan và tích cực
Brainstorm không nên là một quá trình nghiệt ngã hoặc chán nãn. Hãy để những ứng viên của bạn biết rằng họ có thể và nên có niềm vui, và nhận được trong quá trình bắt đầu với hoạt động làm quen khuyến khích sự sáng tạo và làm việc theo nhóm. Việc bắt chuyện làm quen cũng có thể là một công cụ tuyệt vời cho thiết lập thực tế, trong quá trình brainstorm, ý tưởng của tất cả mọi người luôn có giá trị như nhau.
Khuyến khích sự sáng tạo trong phiên làm việc động não
Nếu nội dung câu hỏi của bạn và bản tính của những ứng viên là rất sáng tạo, chẳng có vấn đề gì nhiều về đổi mới các ý tưởng sáng tạo. Tuy nhiên, nếu không rơi vào trường hợp đó, nhóm của bạn có thể sẽ sớm “cạn kiệt” ý tưởng nhanh chóng. Bạn (hoặc người điều khiển của bạn) nên có những công cụ trong tay để bổ sung quá trình sáng tạo.
10. Sử dụng văn bản như là một công cụ cho cảm hứng tham gia và ràng buộc
Không có vấn đề gì nếu bạn thiết lập các quy tắc, một số người sẽ bị đe dọa bởi những người khác, hoặc cảm thấy họ nên tuân theo. Brainwriting là một công cụ tuyệt vời cho những ứng viên tham gia tạo ý tưởng ẩn danh. Nó cũng là một cách tốt để hỗ trợ quá trình xây dựng những ý tưởng. Hãy giữ giấy và bút chì, bạn có thể sẽ cần chúng.
11. Hãy sẵn sàng với các hoạt động gia tăng sự sáng tạo
Có một điều cần nói là “Đừng phán xét một ý tưởng;” tránh ý nghĩ “ý tưởng đó sẽ không bao giờ thực hiện”, hoặc chia sẻ thực tế chẳng hạn như “IT nói rằng điều đó không thể được thực hiện.” Để giữ cho nhóm của bạn tập trung vào các điều tích cực và tư duy sáng tạo, có khả năng thực hiện:
Đảo ngược quá trình Brainstorm
Hỏi nhóm của bạn “cách bạn sẽ đạt được kết quả ngược lại từ những điều chúng ta đang hướng tới?” Ví dụ, bạn có thể hỏi, “cách nào để đảm bảo rằng mỗi khách hàng phàn nàn về dịch vụ khách hàng của chúng ta và từ chối để mua sản phẩm của chúng ta thêm một lần nữa?”
Hầu hết những ứng viên tham gia sẽ thích thú với những ý tưởng tiêu cực được bật lên nhằm tìm ra một đề nghị tích cực. Ví dụ: “thực hiện tất cả các cuộc gọi tới những tùy chọn menu không bao giờ kết thúc ” thành “thực hiện tất cả cuộc gọi với một người thực sự.”
Rolestorming
Nhập vai để khơi mào cho những hiểu biết và ý tưởng mới. Những ứng viên có nhập vai vào thế giới thật (khách hàng và đại diện dịch vụ khách hàng, chẳng hạn), hoặc yêu cầu Wonder Woman hay Superman nào khắc phục vấn đề đó?
Xem xét các ý tưởng có tiềm năng thực sự
Sử dụng những quy tắc brainstorm này như hướng dẫn trên về cách để nắm bắt, xử lý, và hành động dựa trên những ý tưởng của nhóm.
Đảm bảo rằng bạn ghi lại những ý tưởng mới mà nhóm của bạn đã tạo ra, và bạn đang có những ý tưởng từ tất cả ứng viên tham gia, đặc biệt là những người tham gia trong “chiến dịch” thực hiện gần nhất các vấn đề mà bạn đang cố gắng để giải quyết.
Sau khi đưa vào làm mới những ý tưởng, sau đó họ xem xét để thực hiện chúng. Chọn số lượng ý tưởng phù hợp để phát triển hơn-những ý tưởng có tiềm năng lớn nhất và phù hợp nhất. Sau đó gán vào nhóm công việc để chúng thành hiện thực.
12. Tạo ghi chú chất lượng cao như là một ưu tiên
Người điều khiển của bạn hoặc một người nào khác trong nhóm của bạn nên viết xuống mọi ý tưởng như được đề cập. Điều này đòi hỏi một số kiến thức chuyên môn, như một số ý tưởng được diễn đạt lòng vòng, và có thể khó tóm tắt.
13. Cho ứng viên thời gian để xem lại những ý tưởng
Ứng viên nên có ít nhất mười lăm phút để xem lại những ý tưởng đã được ghi nhận, để họ có thể trả lời đúng khi bạn yêu cầu họ chọn những ý tưởng tốt nhất trong danh sách. Giả sử không có cơ hội để xem lại những gì đã nói, ứng viên có khả năng chọn ý tưởng cuối cùng được đề cập hoặc ý tưởng của bản thân họ.
14. Yêu cầu ý kiến từ những ứng viên tham gia “trong các chiến dịch”
Có rất nhiều ý tưởng nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết – và có thể tạo cảm giác hoàn hảo cho người quản lý. Tuy nhiên, một vài ý tưởng này có thể không thể thực hiện được vì những lý do được biết từ những người trong “chiến dịch”, cần phải biến ý tưởng thành hành động. Có thể có lý do xuất sắc tại sao những điều được thực hiện (hoặc không thực hiện) theo những cách nhất định; Hãy chắc chắn tạo một cơ hội cho tất cả mọi người để chia sẻ những hiểu biết của họ.
15. Xác định cả cơ hội và thách thức
Trong khi sự tích cực là điều cần thiết để brainstorm, hiện thực là điều cần thiết để thực hiện. Nếu tất cả mọi người đồng ý rằng thay đổi là một ý tưởng tốt, điều quan trọng để xác định các rào cản để thay đổi. Rào cản có thể là chính trị, công nghệ, tài chính hoặc hậu cần. Đôi khi những rào cản có thể được vượt qua hoặc đã làm việc xung quanh; thỉnh thoảng không thực hiện được.
16. Chọn số lượng ý tưởng hợp lý để phát triển
Sau khi brainstorm, bạn có thể có hàng tá ý tưởng khả thi — nhưng không ai có thời gian để thực hiện nhiều ý tưởng và phát triển chúng. Chỉ chọn ba trong số những ý tưởng tốt nhất cho các bước tiếp theo.
17. Giao nhiệm vụ cho từng nhóm thích hợp
Một khi bạn đã chọn ý tưởng để theo, bạn có thể tạo ra những nhóm làm việc cho mỗi ý tưởng. Trong một số trường hợp, có thể bạn chỉ yêu cầu cho các tình nguyện viên- nhưng thường bạn sẽ cần phải chọn các thành viên trong nhóm để mỗi nhóm bao gồm các cá nhân hiểu biết trình độ quản lý trong sắp xếp công việc.
18. Thiết lập các mục tiêu và thời hạn rõ ràng
Những công việc liên quan đến Brainstorm sẽ chắc chắn rơi vào danh sách dưới cùng nếu không được ưu tiên. Trước khi rời khỏi buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng mỗi nhóm làm việc đã thiết lập ngày họp, có một mục tiêu cụ thể hoặc các sản phẩm để làm việc hướng tới, và có một hạn định cho mục tiêu đối với lộ trình của nhóm vạch ra.
Dịch: Nguyễn Thành Phúc/Tutsplus
