Đối với những người phải làm việc nhiều với email, quản lý email hàng ngày không phải là công việc thú vị và không hiệu quả nếu không có quy tắc và mục tiêu cụ thể. Dưới đây là 8 cách giúp bạn quản lý công việc qua email hiêu quả nhất để bạn áp dụng.
1. Đừng bắt đầu email với từ “Tôi”
Theo Jonathan M. Tisch, đồng chủ tịch của hội đồng quản trị của các khách sạn sang trọng Lowes việc bắt đầu viết email với từ “Tôi” dường như biến bạn trở thành người quan trọng hơn người nhận thư. Vậy nên khi bắt đầu viết thư, bạn nên cân nhắc về cách sử dụng đại từ nhân xưng này.
2. Hãy học cách yêu nút bấm Forward
“Khi bạn nhận được thông báo với thông tin hữu ích, hãy nghĩ rằng người khác cũng nên biết thông tin đó. Và đến cuối ngày bạn sẽ không phải tìm lại email và tự hỏi mình “Tôi vừa forward cái gì mà tôi lại quên nhỉ?” – Eric Schmidt và Jonathan Rosenberg, Chủ tịch điều hành và cựu phó chủ tịch cao cấp quản lý sản phẩm, công ty Alphabet Inc (trước đây là Google)
3. Đừng làm bất cứ việc cá nhân nào ở email công việc
“Điều này được gọi là “mặt trước của một tờ báo in thử, và bạn dễ có ý nghĩ rằng: Đừng làm hoặc viết vào mặt giấy bạn không muốn xuất bản…” – Scott McGregor, Giám đốc và CEO công ty Broadcom
4. Đặt hạn chót…cho mọi thứ
Katia Beauchamp, đồng sáng lập Birchbox đã từng nói rằng: “Tôi khẳng định mọi người ở tập thể Birchobox cho biết họ cần phản hồi trong mọi email để làm việc nhanh hơn.”
5. Luôn hồi đáp
Theo Jeff Weiner, CEO của LinkedIn , nếu không có phản hồi, người ngưởi email cho bạn sẽ không có ý kiến gì hoặc không biết liệu người được gửi email có nhận được thư hay không. Do đó, sự không phản hồi gây ra tâm lý lo lắng cho người gửi email.
6. Viết và trả lơi ngắn gọn
“Khi mọi người viết email cho tôi, email cũng giống như một văn bản liên lạc thường xuyên. Tôi muốn mọi người viết nó súc tích. Màn hình máy tính nhỏ và bàn phím không hiệu quả khiến chúng ta nên đi thẳng vào vấn đề. Và bạn cũng không cần phải gửi tin nhắn dài thành 4 đoạn vào điện thoại của tôi” – Steve Yankovich, Giám đốc sản phẩm của eBay
7. Lập danh sách ưu tiên
Bạn nên lập một danh sách ưu tiên để làm những việc quan trọng trước. Sau đó, hãy lưu trữ những thư từ cần giải quyết khác để giải quyết vào ngày hôm sau giống như “yesterbox”. Mọi thứ sẽ dễ chịu hơn khi bạn thức dậy vào buổi sáng và biết chính xác bạn có bao nhiêu email cần giải quyết vào ngày hôm nay. Mọi thứ dường như có tiến trình khi bạn giải quyết thư từ ngày hôm sau trước và loại bỏ dần chúng ra khỏi inbox của bạn, cuối cùng là không còn email nào ở “yesterbox”, theo Tony Hsieh, CEO của Zappos.
Nguyễn Mai – Nguồn: Maxim
Nguồn:
Bài viết được thành viên sưu tầm và đăng tại:
ChaMeCuaCon.com – Trang web chia sẻ kinh nghiệm về sức khỏe và làm đẹp.
