Chuẩn bị trước khi thuyết trình
Trước khi mở PowerPoint, hãy bắt đầu bằng việc xác định những điều sau. Những thủ thuật này sẽ đảm bảo rằng bạn chuẩn bị đầy đủ cho bài thuyết trình của bạn.
1. Hiểu biết công cụ của bạn
Bài thuyết trình của bạn không phải nói về những slide đơn lẻ. Nó là thông điệp bạn muốn truyền đạt. Trước khi điền vào các số liệu thống kê, thông tin đầy đủ, hãy suy nghĩ về những câu chuyện đó sẽ được thảo luận, tại sao lại theo thứ tự.
2. Viết nó ra
Hãy bắt đầu trên Word hoặc Google doc, và “cốt truyện” hoặc kịch bản toàn bộ bài thuyết trình để tạo cho bạn một ý tưởng về cách trình bày các thông tin sẽ “phô ra”, và cách người xem sẽ thấy nó theo thứ tự.
3. Nêu bật cái quan trọng nhất
Một bài thuyết trình bao gồm các phần quan trọng nhất. Bất cứ điều gì bạn làm đều hướng đến điều này-một văn bản, một dự án, một thiết kế sản phẩm mới-không cần phải được chia sẻ toàn bộ. Chọn những điểm quan trọng, và để phần còn lại trong một “phụ lục” để tham khảo trong phần hỏi và đáp ở cuối cùng.
4. Biết được khán giả của bạn là ai
Cách mà bạn nói chuyện trong một phòng đầy những chuyên gia y tế có thể khác so với cách mà bạn nói chuyện với một căn phòng đầy những doanh nhân trẻ. Thực tế, mỗi thứ rất khác nhau. Chủ đề bạn chọn lựa, ngôn ngữ mà bạn sử dụng, ví dụ bạn đưa ra để minh họa, và đôi chút hài hước có thể được thiết kế đặc biệt với các đối tượng mục tiêu của bạn.
5. Luyện tập!
Làm quen với bài thuyết trình thì không bao giờ là quá sớm, hãy lưu ý đến những điểm mà bạn muốn nhấn mạnh. Khi trình bày, hãy nói lớn, bạn sẽ bắt đầu truyền “cảm hứng” vào tài liệu và thông báo một số việc làm hay, trong khi những người khác lại không và có thể cần phải được nói vòng vòng trước khi làm việc.
Mẹo thiết kế bài thuyết trình PowerPoint
Điều thứ hai đối với bạn (thông tin bạn truyền tải và cách bạn trình bày) là những slide PowerPoint của bạn. Nếu không được thiết kế tốt, một PowerPoint có thể gây ngắt quãng hoặc mất tập trung (chưa tính đến chất lượng nội dung). Dưới đây là một số thủ thuật thiết kế dùng thuyết trình để đảm bảo rằng điều này không xảy ra với bạn.
1. Giữ cho các slide đơn giản
Hãy nhớ rằng càng ít thì càng (hiệu quả). Một slide lộn xộn là slide không liền mạch. Nó gây ra sự nhầm lẫn cho khán giả: vậy phần nào của slide mà tôi nên tập trung vào? Tôi nên đọc slide hay chú ý đến người thuyết trình? Nói cách khác, một cách đơn giản, cái nhìn trực quan sẽ hấp dẫn người xem, hãy giữ chúng là điều cốt lõi trong bài thuyết trình của bạn. Dưới đây là một ví dụ về một slide lộn xộn so với một slide gọn gàng:
2. Giới hạn từ trên slide
Thêm điểm cuối cùng— càng ít thì càng hiệu quả hơn. Nếu có thể, tránh sử dụng nhiều bullet cùng với nhau. Thu gọn nội dung thành một vài từ đơn giản. Khán giả sẽ được nghe, không cần phải đọc.
3. Sử dụng đồ họa và ảnh chất lượng cao
Mọi người sẽ thích thú với phần trình bày của bạn nếu trình bày trực quan của bạn hấp dẫn. Người dùng thường xem các thiết kế hấp dẫn để sử dụng nhiều hơn. Tương tự như vậy, họ cũng sẽ xem một trình diễn Powerpoint hấp dẫn bởi ngày càng ấn tượng. Hãy đảm bảo sử dụng đồ họa và ảnh chất lượng cao trong phần trinh bày của bạn.
4. Duy trì sự tương phản mạnh mẽ giữa văn bản và nền
Để thông điệp của bạn nổi bật và dễ đọc, bạn cần có độ tương phản cao giữa văn bản và nền. Nếu hình nền của bạn có nhiều biến thể, các phần của văn bản của bạn có thể không rõ ràng. Trong trường hợp đó, một thanh màu sành điệu đằng sau hình ảnh có thể mang lại mức độ dễ đọc trong khi thêm sự quan tâm trực quan.
5. Chọn phông chữ và màu sắc phù hợp
Phông chữ là một phần quan trọng của việc thu hút khán giả. Sự lựa chọn phông chữ và cách xắp chữ có sức ảnh hưởng nhận thức người xem, chúng là nguyên do dẫn đến đặc điểm hoặc thương hiệu của công ty bạn trở nên tích cực hoặc tiêu cực. Hãy đảm bảo rằng phông chữ bạn chọn là chuyên nghiệp và hiện đại!
Tương tự như sự lựa chọn font chữ, màu sắc tác động đến nhận thức khán giả. Việc chọn màu sắc lỗi thời kết hợp cho bài thuyết trình của bạn sẽ khiến nó không hiệu quả.
6. Hãy chắc chắn rằng tất cả các đối tượng được canh chỉnh
Một cách đơn giản để tạo ra một bản trình chiếu được thiết kế tốt là hãy đảm bảo rằng tất cả các thứ trên slide được đã được chủ động canh chỉnh. Để thực hiện điều này: giữ phím Shift + chọn trên tất cả các đối tượng mà bạn muốn, sau đó chọn tùy chọn Arrange, và áp dụng Alignment Type.
7. Sử dụng biểu đồ và inforgraphic có sự liên quan và chính xác
Biểu đồ và đồ thị cũng có thể gây mất tập trung nếu chúng không được sử dụng đúng chỗ. Đảm bảo rằng thông tin bạn thiết kế là đơn giản và rõ ràng vì khán giả không cố gắng dành toàn bộ thời gian để giải mã trục X là gì theo như lời bạn nói chẳng hạn.
8. Sử dụng không quá 5 màu
Một bảng màu hài hòa có thể dễ dàng tăng cường giao diện cho toàn bộ bài thuyết trình của bạn. Không cần gradient hoặc kết cấu phức tạp ở đây; bạn có thể nhận được kết quả tuyệt vời chỉ với màu sắc phù hợp.
