Bạn vừa bước vào một cấp học mới hay một môi trường làm việc hoàn toàn khác, khối lượng công việc vì thế mà tăng lên rất nhiều lần. Đối mặt với những thử thách mới này, bạn đang cảm thấy rất lúng túng và mong muốn tìm được những biện pháp để nâng cao sức làm việc của mình. Hãy tham khảo ngay 4 gợi ý dưới đây để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và sự tập trung – hai chiếc chìa khóa giúp tăng khả năng “làm việc hiệu quả”.
1. Áp dụng phương pháp Pomodoro – Tối ưu việc quản lý thời gian làm việc
Phương pháp này có một tên gọi khác là phương pháp Cà chua (Pomodoro có nghĩa là cà chua trong tiếng Ý). Nó được sáng tạo bởi chuyên gia về Quản lý thời gian và hiệu xuất công việc Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980. Hiện nay, đây là một trong những phương pháp quản lý thời gian làm việc hiệu quả đang được ưa chuộng nhất trên thế giới hiện nay.
Phương pháp này có tên gọi là promodoro xuất phát từ dụng cụ cần thiết nhất Chiếc đồng hồ hẹn giờ dùng trong nhà bếp. Và tác giả của phương pháp này đã sử dụng một chiếc đồng hồ hình quả cà chua khi ông sáng tạo ra phương pháp.
Vậy nguyên lý và phương cách áp dụng của phương pháp này là gì? Trước hết bạn cần chuẩn bị một số dụng cụ đơn giản cho mình. Một chiếc đồng hồ hẹn giờ (dùng trong nhà bếp), một vài tờ giấy trắng, rồi hãy làm theo các bước sau nhé:
Bước 1: Lựa chọn một nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành. Không quan trọng đó là nhiệm vụ lớn hay nhỏ, điều cần thiết nhất là bạn cảm thấy nhiệm vụ đó yêu cầu 100% sự tập trung của bạn để có thể hoàn thành tốt.
Bước 2: Sử dụng chiếc đồng hồ hẹn giờ của bạn, nó sẽ kêu sau khi 25 phút kết thúc. Đây chính là khoảng thời gian mà bạn cần để thực hiện nhiệm vụ vừa đặt ra ở bước trên. Trước khi bắt đầu, hãy tự nhắn nhủ với bản thân mình: “Tôi sẽ dành trọn vẹn 25 phút này để làm công việc đã chọn. Tôi sẽ không để bất cứ điều gì ảnh hưởng đến mình trong thời gian này. Tôi biết mình chắc chắn sẽ làm được vì 25 phút không phải là một khoảng thời gian quá dài”.
Bước 3: Dành toàn bộ 25 phút này để làm việc. Trong quá trình đó, bất chợt bạn nhớ ra có một việc gì đó cần làm, hãy ghi nó vào một tờ giấy, để nhanh chóng quay lại với nhiệm vụ chính.
Bước 4: Khi đồng hồ reo. Hãy đánh dấu lại nếu bạn đã giữ được sự tập trung trong 25 phút này. Nếu không thành công, hãy cũng ghi chép lại. Những ghi chép này sẽ cho phép bạn nhìn lại quá trình làm việc của mình ngày hôm đó, và có thể rút ra được những kinh nghiệm để làm tốt hơn.
Bước 5: Hãy dành trọn vẹn 5 phút để thư giãn sau 25 phút tập trung cao độ vừa qua. Bạn hoàn toàn có thể tặng cho mình một cốc cà phê, một cốc nước, hoặc đơn giản là thả lỏng toàn bộ cơ thể. Điều này sẽ giúp não bạn thực sự được nghỉ ngơi.
Bước 6: Sau bốn lần 25 phút tập trung như vậy, bạn hãy dành cho mình một khoảng thời gian nghỉ lâu hơn từ 15 đến 30 phút. Bạn hoàn toàn có thể tranh thủ khoảng nghỉ này để kiểm tra Facebook hoặc gọi những cuộc điện thoại cần thiết hay làm tất cả những gì bạn cần.
Các nhà khoa học cho biết 25 phút là khoảng thời gian tối ưu mà bạn có thể duy trì một sự tập trung liên tục vào một nhiệm vụ mà không khiến não bộ bị mệt hoặc quá tải. Cách sắp xếp thời gian làm việc này sẽ giúp bạn rèn luyện sự tập trung một cách hiệu quả nhất, bằng việc học cách “nói không” với những điều gây xao nhãng (Facebook, tin nhắn điện thoại,…).
Hơn thế nữa, sau một thời gian áp dụng phương pháp này, bạn sẽ rèn luyện được cho mình một khả năng mới rất hữu ích: Đánh giá những nỗ lực cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nào đó ( ví dụ như bạn sẽ biết đích xác mình cần bao nhiêu lần 25 phút để làm một bài văn hay viết một báo cáo). Khả năng này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng xếp đặt thời gian và xác định các ưu tiên trong công việc của mình.
2. Ghi chép khi đọc sách, tài liệu
Trong công việc, mục đích của viêc đọc sẽ có sự khác biệt lớn so với việc đọc để phục vụ giải trí. Bạn sẽ cần xử lý một cách chủ động một thông tin lớn, đồng thời phải ghi nhớ nhiều nhất có thể. Đây hoàn toàn không phải là một điều dễ dàng, bởi lượng thông tin mà trí nhớ làm việc của bạn (working memory) có thể chứa đựng là có giới hạn, và việc thực sự hiểu những tài liệu này không phải là một điều có thể làm chỉ trong một lần đọc. Vậy điều gì có thể giúp bạn xử lý và quản lý tốt những thông tin ấy. Chìa khóa chính là “Ghi chép trong quá trình đọc”.
Khi đọc tài liệu, nếu không ghi chép, những thông tin mà bạn đã đọc sẽ nhanh chóng bị “rửa trôi” trong trí nhớ làm việc (working memory) bởi đặc điểm của loại trí nhớ này chỉ giới hạn trong 7 (+-2) đơn vị kiến thức, thời gian lưu trữ cũng chỉ dừng ở 2-3 giây. Chính vì thế, việc bạn dừng lại sau mỗi chương sách để tóm tắt lại những ý chính đã đọc sẽ giúp bạn chắt lọc, sắp xếp lại các thông tin.
Quá trình này sẽ giúp bạn nhận biết được các thông tin chính cần ghi nhớ, lược bớt những thông tin không quan trọng. Từ đó, giúp cho việc lưu trữ các thông tin trong trí nhớ làm việc trở nên hiệu quả hơn. Đồng thời nó cũng giúp bạn nhận ra mối liên kết của các thông tin mới với các kiến thức đã có của bạn. Mối liên kết này chính là “chất keo dính” đặc biệt quan trọng giúp bạn hiểu rõ và ghi nhớ lâu hơn những kiến thức vừa thâu nhận được từ các tài liệu mới.
Một trong những cách ghi chép hiệu quả nhất đó là: Trước khi tiến hành đọc bất cứ loại tài liệu nào, bạn hãy lập cho mình một danh sách các câu hỏi cơ bản: Ở đâu? Thời gian? Ai? Cái gì? Tại sao?, sau đó tiến hành ghi chép lại những thông tin này. Hoặc bạn cũng có thể tiến hành theo việc ghi các ý trả lời cho một câu hỏi lớn nào đó – chính câu hỏi đó đã thôi thúc bạn phải đọc tài liệu này. Việc ghi lại những bình luận cho một vài chi tiết tâm đắc trong quá trình đọc cũng sẽ rất hữu ích và có thể tạo cảm hứng cho việc duy trì hoạt động này.
3. Giữ sạch sẽ nơi làm việc
Thoạt đầu, bạn sẽ có cảm giác lời khuyên này không hề có liên quan tới việc nâng cao khả năng làm việc. Nhưng ngược lại, một không gian làm việc được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ có thể mang lại nhiều lợi ích cho tốc độ làm việc hơn bạn tưởng.
Trước hết, sự ngăn nắp chính sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bạn duy trì được sự tập trung. Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự chú ý của bạn có thể bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài. Sự gọn gàng của bàn làm việc sẽ làm giảm thiểu những yếu tố có thể làm phân tán sự tập trung này trong quá trình làm việc. Những đồ ăn, điện thoại và giấy tờ ngổn ngang trên bàn có thể “lấy cắp” sự chú ý của bạn mỗi lần bạn rời mắt khỏi màn hình để tìm kiếm một ý tưởng hoặc để đôi mắt được nghỉ ngơi.
Thêm vào đó, nếu giấy tờ, tài liệu của bạn không được sắp xếp một cách gọn gàng, và đồ dùng văn phòng không ở đúng vị trí ban đầu, bạn sẽ mất thêm rất nhiều thời gian lục tung mọi thứ, để tìm ra thứ mình cần. Quá trình tìm kiếm này sẽ làm đứt đoạn sự chú ý của bạn với công việc, khiến bạn mất thêm một đoạn thời gian nữa để quay trở lại nhịp làm việc ban đầu. Hãy tưởng tượng, khi bạn đang rất vội hoàn thành một báo cáo, thời gian không còn nhiều và bạn không thể nhớ nổi các tài liệu mà phòng dữ liệu gửi cho bạn đang nằm đâu trên bàn làm việc, cảm giác duy nhất lúc đó sẽ thật căng thẳng.
Vậy không gian làm việc gọn, sạch và có thể có thêm chút cây cối hoặc một vài đồ vật dễ thương sẽ còn giúp bạn giảm bớt sự căng thẳng và lo âu khi làm việc. Bởi sự sắp xếp mọi thứ ngăn nắp sẽ giúp bạn tăng cường cảm giác “mọi thứ đang nằm trong sự kiểm soát của bạn”.
Tất cả những lý do trên đã đủ để khiến bạn bắt tay vào việc mang lại diện mạo mới cho nơi làm việc của mình chưa?
4, Nâng cao “cảm nhận về tính hiệu quả của cá nhân” (Personal efficacy)
Tiến sĩ tâm lý học Albert Bandura đến từ đại học Stanford Hoa Kì đã chỉ ra rằng, “Cảm nhận về tính hiểu quả của cá nhân” (personal efficacy) là yếu tố trung tâm tạo nên sự hành động của mỗi cá nhân. Theo một cách diễn đạt khác, việc bạn cảm thấy rằng mình thực sự có khả năng làm một công việc cụ thể nào đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bạn làm công việc này, cũng như kết quả công việc được thực hiện.
Cụ thể hơn, nếu bạn có tự tin rằng công việc mà bạn đang đối mặt nằm trong khả năng của bạn, bạn sẽ dành cho nó nhiều sự nỗ lực và nhiều quan tâm hơn. Chính những cố gắng và những đầu tư về thời gian cũng như sự suy nghĩ mà bạn dành cho công việc này sẽ mang lại kết quả khả quan cho công việc bạn làm. Ngược lại, nếu ngay từ đầu, bạn nghĩ rằng mình không thể làm được việc này, thì bạn sẽ không đầu tư bất kỳ thứ gì cho nó, nên thất bại chính là đang đợi bạn ở phía trước.
Vậy câu hỏi là làm cách nào để tăng cường được loại cảm giác kì diệu này? Câu trả lời mà các nhà khoa học mang đến là đồng nhất với lời dạy bảo của ông cha ta khi xưa “Có công mài sắt, có ngày nên kim”.
Bạn chỉ có thể đạt được thành công khi bỏ công sức để làm một việc thật nhiều lần. Các nhà khoa học Tây phương chỉ ra rằng, việc thử đi thử lại một công việc nhiều lần sẽ giúp bạn tích lũy được kinh nghiệm và “cảm nhận về thành công”- cảm giác mình có thể làm được. Quá trình tích lũy này sẽ giúp bạn có được sự tự tin và những kinh nghiệm để xử lý những vấn đề có liên quan. Vậy khi gặp một kĩ năng mới trong công việc, hãy đừng giới hạn sự thực hành của mình. Sự bình tĩnh và đối mặt mà cổ nhân phương Đông nhắn gửi với bạn sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp này. Hãy ghi nhớ, bền bỉ rèn luyện sẽ đem tới cho bạn thành công.
