Có quá nhiều trở ngại để làm chúng ta bị chẫm, lãng phí thời gian của chúng ta và làm chúng ta phân tâm khi đang cố gắng làm mọi việc. Từ những cám dỗ vô tận cho sự trì hoãn, với khối lượng tuyệt đối của các nhiệm vụ trên các dự án khác nhau để theo dõi, nó có thể bị áp đảo.
Mọi người đều có những tắc nghẽn và phiền nhiễu của riêng họ – cho dù đó là email liên tục và các cảnh báo truyền thông xã hội, tiếng ồn gây phiền nhiễu, hoặc thiếu cơ bản của động lực.
Nhiều công cụ quản lý dự án hàng đầu và các công cụ cộng tác có các tính năng nâng cao năng suất, nhưng không có giải pháp nào phù hợp với tất cả để cải thiện năng suất của bạn như là một nhà thiết kế.
Đôi khi bạn cần một cái gì đó cụ thể hơn để bắt đầu cảm thấy thôi thúc, do đó hãy đọc để khám phá ra những công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để giúp làm cho bạn có năng suất hơn.
1. Tập trung vào một công việc mới Momentum
Ngày nay với lĩnh vực Internet vô cùng phát triển, với nhiều câu chuyện khiến bạn mất tập trung, kể cả một ý tưởng tốt nhất cũng rất dễ bị biến mất trong hố đen và lại xuất hiện sau một giờ nhưng sẽ chẳng có thành công nào cả.
May mắn thay, có một công cụ được thiết kế đặc biệt để loại bỏ những phiền nhiễu, và cung cấp “nguồn cảm hứng, tập trung và năng suất” – và nó được gọi là Momentum.
Mỗi khi bạn nhấp vào một tab trình duyệt khác, Momentum có để nhắc nhở bạn theo sát với nhiệm vụ bạn đã đặt cho mình. Nó cực kỳ đơn giản, nhưng có hiệu quả đáng kinh ngạc – giống như một thiên thần nhỏ trên vai của bạn thì thầm động lực vào tai của bạn.
Về cơ bản, Momentum dựa trên ‘thói quen’ – và bạn có thể thiết lập nhắc nhở, mục tiêu và lịch biểu cũng như các huy hiệu cho thấy bạn đã bỏ bao nhiêu thói quen để hoàn thành ngày hôm đó. Mỗi khi bạn hoàn thành thói quen mà không bị phân tâm, ‘chuỗi’ phát triển lâu hơn – một trò chơi thêm động để thúc đẩy bạn.
2. Nhiều nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn với Magnet
Nếu bạn đang làm việc trên Mac, việc so sánh ứng dụng song song được cung cấp bởi Windows không phải là khá trực quan và bạn có thể lãng phí thời gian quý báu để chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khi bạn thực hiện nhiều tác vụ. Với Magnet, một khái niệm thực sự đơn giản khác được thiết kế để giữ cho không gian làm việc của bạn luôn được tổ chức tốt đẹp.
Bằng cách kéo các cửa sổ ứng dụng vào các cạnh và góc màn hình của bạn, hoặc bằng cách sử dụng phím tắt hoặc thanh trình đơn nếu bạn thích, Magnet sẽ điều chỉnh màn hình của bạn bằng cách đóng cửa sổ thành các ô: tùy thuộc vào nơi bạn kéo, bạn có thể ngay lập tức làm cho cửa sổ đầy đủ, màn hình, màn hình nửa màn hình, màn hình thứ ba, nhét nó vào các cạnh. Có tới sáu màn hình ngoài được hỗ trợ.
Sao chép, so sánh và đa tác vụ chung là tất cả được thực hiện dễ dàng hơn khi các cửa sổ được sắp xếp gọn gàng bên cạnh nhau, tiết kiệm thời gian và làm cho bạn hiệu quả hơn.
3. Ngăn chặn sự phân tâm với Freedom
Tương tự như Momentum, Freedom là tất cả về việc bạn tập trung vào nhiệm vụ đang diễn ra. Nhưng thay vì cung cấp một động lực xây dựng chuỗi và khuyến khích liên tục, phải mất một phương pháp tiếp cận nặng hơn có thể phù hợp với bạn tốt hơn.
Về cơ bản, Freedom chặn các trang web, và các ứng dụng, mà bạn biết sẽ ngăn bạn làm việc – nhưng bạn cũng biết sẽ liên tục cám dỗ bạn. Thêm vào đó, nó hoạt động trên PC, Mac, iOS và Android, vì vậy bạn không thể tránh khỏi việc lén nhìn nhanh vào nguồn cấp dữ liệu Facebook trên điện thoại của bạn.
Các lựa chọn thay thế tương tự như BlockSite và 1Focus – tất cả các công cụ này cho phép bạn kiểm soát thời gian của khối theo nhiệm vụ đang diễn ra.
4. Chinh phục Inbox với Spark
Đối với nhiều người trong chúng ta, Email là sự phân tâm cuối cùng, vì chúng thường liên quan đến công việc – do đó, không cảm thấy như sự trì hoãn – nhưng không phải lúc nào cũng cấp bách.
Nhiều người cho rằng email chỉ nên được kiểm tra và trả lời vào những thời điểm cụ thể trong ngày, phần lớn thời gian của bạn tập trung vào các dự án. Nếu bạn cần đăng ký, tuy nhiên, một công cụ như Spark có thể giúp đỡ.
Spark hiểu được những email nào quan trọng nhất và di chuyển chúng lên đầu danh sách. Tính năng Inbox thông minh của nó phân loại tất cả mọi thứ thành Cá nhân, Thông báo và Bản tin, và chỉ thông báo cho bạn khi có điều gì đó quan trọng. Chức năng tìm kiếm trực quan giúp tiết kiệm thời gian.
Các tùy chọn quản lý hộp thư khác bao gồm SaneBox, hứa hẹn sẽ giúp bạn “lấy lại cuộc sống và nhớ thời gian rảnh rỗi “. Công cụ này tự động chỉ lọc các tin nhắn quan trọng nhất vào hộp thư chính của bạn, hoặc ‘Sanebox’, chuyển những thứ khác sang các thư mục ‘SaneLater’ hoặc ‘SaneArchive’.
5. Tối ưu hóa môi trường của bạn với Noizio
Ảnh hưởng của âm thanh lên mức năng suất của chúng ta có thể rất lớn. Một số âm thanh thì không phân biệt được, những thứ khác thực sự có thể giúp chúng ta tập trung. Đây là tiền đề đằng sau Noizio, tự gọi mình là “người bạn tinh tế của bạn.”
Noizio cung cấp một loạt các âm thanh nền xung quanh để giúp tăng năng suất của bạn và chặn các âm thanh khác.
Âm thanh sẵn có bao gồm tất cả mọi thứ từ một nơi cắm trại yên bình, đến một quán cà phê thư giãn, để lướt sóng nhẹ nhàng trên bờ. Việc sử dụng của nó không giới hạn năng suất, và tất cả mọi thứ từ thư giãn đến lãng mạn.
6. Theo dõi hoạt động của bạn với Harvest
Mặc dù một số công cụ trên được thiết kế để quản lý hoặc ngăn chặn những thứ mà bạn biết đang làm phân tâm, bạn có thể không phải lúc nào cũng biết được những gì đang có – hoặc không thể tự thừa nhận bao nhiêu thời gian bạn lãng phí vào những thứ nhất định.
Trong trường hợp đó, bạn cần một tiện ích mở rộng của trình duyệt như Harvest. Một trình theo dõi thời gian đơn giản, nó cho bạn một báo cáo trung thực, về chính xác những gì đang ngốn thời gian của bạn – vì vậy bạn có thể làm điều gì đó về nó.
Các lựa chọn thay thế tương tự bao gồm RescueTime, chạy ẩn và phân tích phần trăm thời gian của bạn dành cho các trang web và nhiệm vụ nhất định và cung cấp ‘điểm năng suất’ hàng ngày dựa trên các hoạt động của bạn.
