Thành thục kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả vừa đơn giản lại vừa khó khăn. Đã bao giờ bạn tự hỏi làm thế nào một số nhóm hoạt động rất hiệu quả trong khi những nhóm khác đã phải đối mặt với rất nhiều vấn đề?
Những lời khuyên dưới đây mô tả những đặc điểm cần có trong một nhóm làm việc hiệu quả. Làm việc nhóm thành công là nền tảng tạo ra một nhóm hoạt động tốt.
Tại sao làm việc nhóm quan trọng đối với một công ty?
Cho dù công ty có bao nhiêu nhân viên tài năng, sẽ khó có thể xây dựng một doanh nghiệp có lợi nhuận nếu nhân viên không có kỹ năng làm việc theo nhóm. Làm việc theo nhóm không chỉ là hoạt động cùng nhau của các cá nhân, nó có nghĩa là hợp tác để đạt được mục tiêu của đề ra của công ty. Nhưng những lợi ích nào có thể làm việc nhóm có thể mang lại là gì? Hãy cùng xem nào.
Trước hết, các thành viên trong nhóm tăng hiệu quả công việc cũng như năng suất chung của công ty. Lượng công việc được chia sẻ giữa các nhân viên để các nhiệm vụ được thực hiện nhanh hơn và không ai bị quá tải với hàng tấn công việc. Hơn nữa, việc giải quyết vấn đề sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu có những đồng nghiệp sẵn sàng giúp đỡ hơn là tự mình giải quyết chúng.
Một lợi ích khác của tinh thần đồng đội là các thành viên trong nhóm có thể tạo ra nhiều ý tưởng hơn. Động não (brainstorming) và thảo luận về để tìm ra những ý tưởng mới mẻ và độc đáo. Sự đa dạng của các ý kiến và suy nghĩ sáng tạo làm sẽ thúc đẩy các ý kiến tích cực. Hơn nữa, mỗi thành viên trong nhóm có thể chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức của mình để những người khác không ngừng học hỏi và phát triển các kỹ năng chuyên nghiệp.
Ngoài ra, làm việc nhóm tăng cường kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Sự tương tác hiệu quả trong một nhóm góp phần hiểu rõ hơn về các chi tiết dự án và đảm bảo chất lượng của sản phẩm về mọi mặt.
Làm thế nào các bộ phận khác nhau có thể hòa hợp?
Làm việc theo nhóm sẽ không hiệu quả khi các phòng ban không thể hòa hợp. Đoàn kết các tính cách cực kỳ khác nhau dưới một mái nhà và khiến khiến họ hỗ trợ lẫn nhau là điều rất khó khăn. Để đạt được mục tiêu này, bạn cần tìm hiểu sâu hơn về những vấn đề có thể xảy ra khi các nhóm làm việc với nhau trong cùng một công ty. Hãy khám phá những vấn đề phổ biến có thể xuất hiện khi các nhà thiết kế, nhà phát triển và nhà quản lý khi làm việc cùng nhau.
Nhà thiết kế vs Nhà phát triển
Các nhà thiết kế và phát triển thường xuyên cãi vả nhau và có thể gây ảnh hưởng xấu đến quy trình làm việc nếu cả hai không nhường nhịn nhau. Để tìm hiểu nguyên nhân gây ra những cuộc đối đầu này, chúng tôi đã nhận thấy các vấn đề phổ biến nhất xảy ra trong các mối quan hệ nhà thiết kế – nhà phát triển.
Các nhà phát triển bỏ qua các nguyên tắc thiết kế. Thiết kế hài hòa, phân cấp thị giác, sự cân bằng của các yếu tố thiết kế đóng một vai trò quan trọng trong một sản phẩm kỹ thuật số chất lượng. Tuy nhiên, điều thường xảy ra là các nhà phát triển bỏ lỡ một số chi tiết hoặc thay đổi chúng vì một số lý do, và có thể phá vỡ sự hài hòa trong thiết kế. Rõ ràng, các nhà thiết kế phản ứng tiêu cực và yêu cầu sửa lỗi. Cuộc tranh cãi bắt đầu khi các nhà phát triển không nhận thấy vấn đề trong sản phẩm đó? Nếu nó thực sự là vấn đề lớnm, các nhà thiết kế cần phải giải thích tại sao thay vì tranh cãi.
Các nhà thiết kế không am hiều nhiều về HTML CSS. Tất nhiên, các nhà thiết kế không phải là nhà phát triển và họ không phải biết cách lập trình nhưng kiến thức cơ bản về web và cách thức hoạt động của nó là điều cần thiết. Thiết kế được tạo ra mà không biết các nguyên tắc web có thể quá khó để hiện thực hóa và nó không phải do kỹ năng của nhà phát triển. Để tránh tình huống khó chịu như vậy, các nhà thiết kế nên tìm hiểu các kiến thức cơ bản về CSS hoặc Cascading Style Sheets, ngôn ngữ xác định bố cục của HTML.
Các nhà phát triển làm cho thiết kế trông khác biệt hơn so với các nhà thiết kế mong đợi. Mọi nhà thiết kế đều phải ở trong một tình huống khi nhà phát triển hiển thị phiên bản được mã hóa của thiết kế và nó trông giống như bất cứ thứ gì ngoại trừ cái mà nhà thiết kế muốn nói. Màu sắc khác nhau, khoảng cách trắng không cần thiết hoặc thậm chí các phông chữ khác có thể khiến các nhà thiết kế tức giận với các nhà phát triển nhưng không phải lúc nào cũng là lỗi của họ. Nhiều nhà thiết kế không xem xét thực tế rằng màu sắc có thể trông khác nhau trên các màn hình khác nhau và bố cục thiết kế có thể bị thay đổi trên các màn hình có độ phân giải khác nhau
Nhà thiết kế ước tính thời gian làm việc của họ sai. Ước tính thời gian là một câu hỏi đau đầu cho tất cả những người được trả tiền theo giờ. Khi bạn làm việc trong một nhóm, nó sẽ trở nên tồi tệ hơn vì các bộ phận khác phụ thuộc vào bạn. Đôi khi, các nhà thiết kế đánh giá thấp thời gian họ cần để hoàn thành phần công việc của mình và nhóm phát triển buộc phải tăng tốc để có thể đáp ứng thời hạn. Chắc chắn, nó không thể là một điều tốt cho mối quan hệ giữa các nhà thiết kế và nhà phát triển. Tuy nhiên, các lập trình viên cần phải tính đến thực tế rằng quá trình thiết kế phụ thuộc rất nhiều vào các khía cạnh sáng tạo và sự hiện diện của cảm hứng, vì vậy nó khiến việc ước tính thời gian trở nên khó khăn hơn cho các nhà thiết kế.
Nhà thiết kế và nhà phát triển vs người quản lý
Một điều mà các nhà thiết kế và nhà phát triển chắc chắn có điểm chung là các cuộc đối đầu của họ với các nhà quản lý. Khi nói đến thời gian quản lý trực tuyến, các lập trình viên và nhà thiết kế có thể quên đi các vấn đề của họ và tạo liên minh chống lại người quản lý. Nhưng vấn đề là gì? Hãy xem xét các lý do dưới đây.
Nhà thiết kế và nhà phát triển không bám sát thời hạn. Người quản lý có trách nhiệm giao sản phẩm cho khách hàng đúng hạn. Và khi nhóm sản phẩm bị trễ và không thể đáp ứng đúng thời hạn, việc phán xét lỗi sẽ thuộc về các nhà quản lý. Tuy nhiên, trong tình huống này, lỗi xảy ra ở tất cả các bên vì các nhà quản lý không thể tổ chức nhóm đúng cách ngay từ đầu trong khi các nhóm quá vô trách nhiệm.
Các nhà quản lý quá khắt khe. Thỉnh thoảng có những khách hàng đến với một dự án cần mất hai tuần để có thể thực hiện và họ nói rằng họ cần nó được thực hiện trong ba ngày. Các nhà quản lý chấp nhận rủi ro đồng ý và yêu cầu một việc không thể. Điều này có thể xảy ra khi các nhà quản lý không hiểu đặc thù của quy trình thiết kế và lập trình và đánh giá thấp sự phức tạp của nó.
Người quản lý không thể thiết lập kết nối giữa nhóm sản phẩm và khách hàng. Một trong những vấn đề lớn nhất dẫn đến việc tạo ra sản phẩm thất bại là sự hiểu lầm giữa khách hàng và nhóm sản phẩm. Nếu các nhà quản lý không đảm bảo sự kết nối này được thiết lập đúng, các nhà thiết kế và nhà phát triển có thể xây dựng sản phẩm không phù hợp với mong đợi của khách hàng và sẽ đổ lỗi cho nhóm sản phẩm.
Không ai chịu trách nhiệm cho sự thất bại. Mọi người không thể sống một cuộc sống mà không có thất bại, và tất nhiên, các công ty cũng có những ngày tồi tệ. Luôn luôn có những khách hàng sẽ từ bỏ dự án của họ và không trả tiền. Đây là khi nhóm bắt đầu đổ lỗi cho nhau và không ai chịu bất kỳ trách nhiệm nào. Tuy nhiên, đó là một vấn đề phổ biến mà các công ty thỉnh thoảng phải đối mặt và đó không phải là lý do để tranh cải. Chúng ta cần chấp nhận thất bại và học hỏi từ những sai lầm.
Lời khuyên hữu ích để cải thiện tinh thần đồng đội giữa các phòng ban
Khó khăn tồn tại để chúng ta có thể vượt qua chúng. Ngày nay có rất nhiều công ty tuyệt vời cho thấy làm việc nhóm mang lại hiệu quả tuyệt vời. Khám phá bí mật của họ, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu về các mẹo hiệu quả về làm việc nhóm và tạo ra một danh sách mà bạn có thể tham khảo.
1.Có mục tiêu chung
Các thành viên trong nhóm rõ ràng là sẽ có những ý kiến khác nhau, dẫn đến những tình huống xung đột. Để đạt được mục tiêu chung, cần có trọng tâm rõ ràng. Vì vậy, điều quan trọng là cần nhận thức được những mục tiêu của cả tổ chức thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân và cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu chung.
Cả nhóm cần hiểu rõ mục tiêu và cam kết phấn đấu vì mục tiêu đó. Có định hướng và thống nhất rõ ràng về sứ mệnh và mục đích là điều rất quan trọng để làm việc nhóm một cách hiệu quả. Nếu cả nhóm đều có kỳ vọng rõ ràng về công việc, mục tiêu, trách nhiệm và kết quả, hoạt động nhóm sẽ trở nên suôn sẻ hơn.
2.Giao tiếp hiệu quả
Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất.
Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ.
3.Lãnh đạo vững mạnh
Tốc độ của người lãnh đạo là tốc độ của cả nhóm. Một người trưởng nhóm làm việc có hiệu quả là người có thể làm tấm gương gương mẫu cho cả nhóm. Một trưởng nhóm giỏi là người có thể đặt tầm quan trọng của mục tiêu nhóm trên mục tiêu cá nhân và có thể đưa ra định hướng, đảm bảo các thành viên trong nhóm giữ vững sự tập trung vào việc đạt được mục tiêu đó.
Người lãnh đạo tham gia vào việc lãnh đạo trong các cuộc họp, phân công nhiệm vụ, ghi nhận những quyết định và cam kết, đánh giá tiến độ, đảm bảo trách nhiệm của các thành viên trong nhóm và đưa ra định hướng cho toàn nhóm.
4.Phân công hiệu quả
Phân công trách nhiệm cũng quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc. Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm.
5.Đảm bảo phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm
Đây là một trong những điều tiên quyết giúp quá trình làm việc nhóm trở nên công bằng và thuận lợi. Cố gắng tránh tình trạng chồng chéo thẩm quyền. Ví dụ nếu như có nguy cơ là hai thành viên trong nhóm sẽ phải cạnh tranh để kiểm soát trong một khoảng công việc nhất định, hãy cố gắng phân chia khu vực đó thành hai phần riêng biệt và phân công quyền kiểm soát từng khu vực cho từng thành viên dựa trên điểm mạnh và khuynh hướng cá nhân của từng người.
6.Quản lý xung đột
Một trong những điều của kỹ năng làm việc nhóm cần có là phải giải quyết xung đột trong nhóm. Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm.
Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung.
7.Sự tin tưởng
Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc theo nhóm, sự tin tưởng là yếu tố rất quan trọng. Không nên tiết lộ những bí mật cá nhân, chi tiết dự án mới hoặc bất kỳ ý tưởng phát kiến mới trừ khi đó là vì lợi ích của tổ chức.
Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau.
8.Tôn trọng
Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tôn trọng những thành viên khác. Tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động suông sẻ và nâng cao năng suất.
9.Đề cao vai trò cá nhân
Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp không thể thay thế. Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó.
10.Gắn kết
Gắn kết nhóm trở thành một đơn vị thống nhất, nhóm cần làm việc dựa trên nền tảng chung. Cả tổ chức cần có những sáng kiến và tổ chức các buổi đóng góp xây dựng ý kiến, và các buổi họp, buổi giao lưu hằng tháng để tăng cường kết nối trong nhóm.
Tại sao các công ty thường làm việc nhóm khi tiếp cận các dự án, phát triển sản phẩm và mục tiêu? Trên thực tế, trong nhóm càng đưa ra những quan điểm khác biệt, khả năng thành công của các dự án càng cao hơn.
11.Tránh tiêu cực
Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc không lành mạnh.
Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau. Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác.
12.Gương mẫu
Mỗi thành viên trong nhóm, thông qua công việc của mình, nên cho thấy những chỉ dẫn hoặc ví dụ để người khác làm theo. Có thể thực hiện điều đó bằng cách đạt được mục tiêu, đề xuất ý tưởng mới về các chính sách hoặc thủ tục khi tham gia các hoạt động ở cấp độ tổ chức.
13.Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của các thành viên trong nhóm
Kiểm tra là một trong những mắt xích quan trọng để đảm bảo tiến độ thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Cả nhóm cần thảo luận công khai về những chỉ tiêu trong nhóm và những vấn đề gây cản trở tốc độ phát triển hoặc thảo luận về tác động đến những nỗ lực, khả năng và chiến lược của nhóm.
14. Tìm hiểu các xu hướng
Nếu bạn là nhà thiết kế, điều đó không có nghĩa là bạn chỉ cần theo dõi tin tức thiết kế. Đọc về web và xu hướng lập trình và bạn sẽ tìm thấy nhiều chủ đề hơn để thảo luận với các lập trình viên, hoặc thậm chí bạn sẽ cùng nhau đưa ra ý tưởng mới. Các nhà phát triển cũng nên như vậy.
